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はじめに：退職届を作成する際の封筒選びの重要性
退職届を作成し提出する際には、封筒の選び方が意外にも重要な役割を果たします。
退職届は会社に対して正式な意向を伝える公的な書類であり、その取り扱いには社会人としての基本的なマナーが求められます。
適切な封筒を選ぶことで、きちんとした印象を与え、最後まで丁寧な態度を示すことができます。
封筒の選び方一つで「細かい部分まで配慮できる人」という印象を残すことができ、退職後の人間関係にも良い影響を与えることがあります。
本記事では、退職届に適した封筒の条件やダイソーで購入できる商品、さらに封筒を使う際の注意点やマナーについて詳しく解説していきます。
適切な封筒選びを通して、円滑に退職手続きを進めましょう。
退職届に適した封筒の条件
退職届を提出する際には、適切な封筒を選ぶことが大切です。
封筒の色やデザイン、サイズなどには基本的なルールがあり、それを守ることで退職の意向を正式かつ礼儀正しく伝えることができます。
以下では、退職届にふさわしい封筒の条件を詳しく解説します。
白無地の封筒が基本
退職届の封筒には、白無地のものを選ぶのが基本です。
色付きや柄入りの封筒は、正式な文書を扱う場面にはふさわしくありません。
白無地の封筒を使用することで、清潔感やフォーマルな印象を与えることができます。
また、封筒の材質にも注意しましょう。
薄い紙の封筒は安っぽく見えることがあるため、適度に厚みがあり、しっかりとした作りのものを選ぶことが望ましいです。
長形4号のサイズが適切
封筒のサイズは、長形4号が一般的です。
長形4号の封筒は、A4サイズの便箋を三つ折りにしてぴったり収まる大きさであり、退職届を入れるために最適なサイズとされています。
封筒が大きすぎる場合は正式感に欠け、小さすぎる場合は書類が折れたり、取り出しにくくなったりします。
そのため、標準サイズである長形4号を選ぶようにしましょう。
郵便番号欄のない封筒を選ぶ
封筒には郵便番号欄があるものとないものがありますが、退職届用の封筒としては郵便番号欄がないものが適切です。
郵便番号欄は主に郵送用に使用されるものであり、退職届のような手渡しで提出する書類には不要です。
もし手元に郵便番号欄付きの封筒しかない場合は、欄の部分を白い紙で隠すか、郵便番号を書かずに提出することも可能です。
しかし、できる限り郵便番号欄がないものを用意するのが理想的です。
封筒の閉じ口にも注意
封筒の閉じ口は、のりやシールで封をするタイプを選びましょう。
退職届を封入した後に封をするかどうかはケースバイケースですが、適切に閉じられる仕様のものを用意しておくと安心です。
これらの条件を踏まえることで、退職届にふさわしい封筒を選ぶことができます。
こちらのイメージです👇
ダイソーで購入できる退職届用の封筒
ダイソーは手軽に文房具を揃えられる100円ショップとして、多くの人に利用されています。
退職届用の封筒を用意する際にも、ダイソーを活用することで安価かつ適切な商品を手に入れることができます。
ここでは、ダイソーで購入可能な退職届用の商品や選び方について詳しく解説します。
退職願セットの便利さ
ダイソーでは「退職願セット」として、退職届に必要な便箋と封筒がセットになった商品が販売されています。
このセットには、適切な白無地の長形4号封筒が含まれており、便箋も退職願の文例が印刷されているものが多いため、すぐに使える点が便利です。
また、書き方が分からない場合でも、このセットの文例を参考にすることで、正しい退職届を作成することができます。
特に、時間がない方や初めて退職届を作成する方におすすめの商品です。
単品封筒を選ぶ際のポイント
「退職願セット」が売り切れの場合や、便箋をすでに用意している場合は、ダイソーで単品の封筒を購入するのも良い選択です。
以下の点に注意して封筒を選びましょう。
- 白無地の封筒を選ぶ
色や柄付きの封筒は避け、必ず白無地のものを選びます。
これにより、正式な印象を与えることができます。 - 長形4号サイズを選ぶ
退職届用には長形4号が適切です。
便箋を三つ折りにしてきれいに収まるサイズなので、書類が折れ曲がったりしません。 - 封筒の質感を確認する
薄い紙製の封筒ではなく、ある程度の厚みがあり、しっかりとした作りのものを選びましょう。
安価でも上品さを演出するためには、封筒の質感が重要です。
他の100円ショップでの代替案
ダイソーに希望の商品がない場合は、セリアやキャンドゥといった他の100円ショップを利用するのもおすすめです。
これらの店舗でも、白無地の長形4号封筒や退職願セットを見つけることができます。
セリアやキャンドゥの商品も、ダイソーと同様に質が高く、社会人としてのマナーを守った封筒を用意するのに十分です。
特に、セリアはシンプルかつデザイン性の高い文房具が豊富で、封筒の材質や仕上がりにこだわりたい場合に適しています。
ダイソーや他の100円ショップを活用すれば、コストを抑えながらも適切な退職届用の封筒を揃えることができます。
封筒を使う際の注意点
退職届を封筒に入れて提出する際には、正しい使い方や記載方法を守ることが大切です。
封筒の使い方に配慮が足りないと、相手に不快な印象を与えてしまう可能性もあります。
ここでは、封筒の使い方における注意点を詳しく解説します。
表書きの書き方と裏面の記載内容
封筒の表面には、内容が分かるように「退職届」と大きく書きます。
表書きは封筒の中央に記載し、丁寧に記載することが重要です。
表書きの文字が雑だと、相手に対して配慮の足りない印象を与えてしまう可能性があります。
封筒の裏面には、差出人の氏名を記載します。封筒の左下に自分の名前を書き、フルネームで記載するのが一般的です。
署名の代わりに捺印する必要はありませんが、名前の記載は忘れないようにしましょう。
封をする場合としない場合のマナー
退職届を封筒に入れる際に、封をするべきか迷う方も多いですが、一般的には以下のルールに従います。
- 封をする場合
退職届を上司に直接手渡す場合には、封をしても構いません。
封をした場合、封筒の閉じ口部分に「〆」または「封」と書きます。これにより、内容が確実に封印されていることを示せます。 - 封をしない場合
封をしない場合は、上司が退職届の内容を確認しやすくなるため、特に指定がなければそのまま提出しても問題ありません。
この場合、閉じ口には何も書かずに提出します。
封をするかどうかは、会社のルールや雰囲気によって判断しましょう。
不明な場合は封をせず、そのまま提出するのが無難です。
ボールペンで丁寧に書く
封筒に文字を書く際は、必ずボールペンを使用しましょう。
鉛筆や消せるペンは避け、書き直しができないインクのボールペンを選びます。
黒のインクを使うのが基本ですが、万が一黒がない場合でも、青のインクならばフォーマルな用途に適しています。
また、文字は丁寧に、読みやすく記載することが大切です。
相手にきちんとした印象を与えるためには、手書きでの誤字脱字を避けるように注意しましょう。
封筒に書き損じた場合は、新しい封筒を用意するのがマナーです。
封筒の使い方に気を配ることで、退職届を提出する際のマナーを守ることができます。
封筒を渡すときのポイント
退職届はただ書面を用意するだけではなく、渡し方にも配慮が必要です。
上司に退職届を渡す際のマナーや注意点を押さえることで、退職の意向を丁寧に伝えることができ、最後まで良い印象を残すことができます。
ここでは、退職届を渡すタイミングや具体的な渡し方について解説します。
退職届を渡すタイミングと流れ
退職届を渡すタイミングは、事前に上司へ退職の意向を口頭で伝えた後が基本です。
いきなり退職届を渡すと、上司が驚いたり戸惑ったりする場合があるため、事前のコミュニケーションが欠かせません。
以下が一般的な流れです。
- 退職の意向を口頭で伝える
最初に上司へ「退職したい」という意思を伝えます。
この段階では、退職の理由や希望する退職日について簡単に説明し、相談する形を取るのが理想です。 - 退職届を準備する
口頭でのやり取りの後、上司から「退職届を提出してください」と言われた場合に備え、適切に用意しておきます。
封筒に入れた状態で準備を整えます。 - 適切なタイミングで渡す
上司が忙しい時間帯や会議中は避け、落ち着いて話せるタイミングを選びます。
具体的には、業務終了後や昼休憩前後が良いでしょう。必ず事前に「少しお時間をいただけますか？」と確認を取ってから渡します。
手渡し時の具体的な挨拶例
退職届を渡す際には、ただ手渡すだけではなく、丁寧な挨拶とともに渡すことが大切です。
以下は、退職届を渡す際の具体的な挨拶例です。
- シンプルな挨拶
「お忙しいところお時間をいただき、ありがとうございます。本日、正式な退職届を用意しましたのでお渡しします。」 - 感謝を込めた挨拶
「これまで大変お世話になりました。感謝の気持ちを込めて、こちらに正式な退職届をお持ちしました。」
上記のように、感謝の気持ちを伝える一言を加えることで、相手に対して礼儀正しい印象を与えることができます。
封筒を渡す際の持ち方と配慮
退職届が入った封筒は、片手で差し出すのではなく、両手で持って渡すのがマナーです。
封筒の向きにも注意し、表書きの「退職届」が上司から見て正しい方向になるように持ちます。
また、封筒を渡す際に「どうぞ」と一言添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。
上司が受け取りやすいタイミングと仕草を意識しましょう。
注意点
- 上司がその場で開封する場合
上司が封筒を開けて退職届の内容を確認することがあります。
この場合も焦らず落ち着いて対応し、質問があれば丁寧に答えましょう。 - 退職理由の説明を求められた場合
渡した際に改めて理由を聞かれることもあるため、簡潔かつ誠実な説明を準備しておくと安心です。
感情的にならず、前向きな理由を伝えることを心がけます。
封筒を渡すタイミングや挨拶、持ち方に配慮することで、上司に対して丁寧な印象を残すことができます。
退職届専用の封筒がない場合の対処法
退職届を提出する際、専用の封筒が手元にない場合でも適切に対処することができます。
専用封筒がなくても、代用できる封筒や自作封筒を使うことで、正式な退職届として提出できます。
ここでは、専用封筒がない場合の対処法を解説します。
白無地の封筒で代用する方法
専用の退職願セットがない場合、最も簡単で正式感のある方法は、白無地の封筒を用意することです。
以下のポイントに注意して選びましょう。
- 色は白を選ぶ
退職届は正式な文書なので、白い封筒を使用するのが基本です。
柄や色付きの封筒は避けましょう。 - サイズは長形4号を選択
A4サイズの便箋を三つ折りにして入れる場合、長形4号の封筒が適しています。
このサイズが一般的で、正式感を損なうことなく使用できます。 - 郵便番号欄がないものを選ぶ
郵便番号欄がある封筒は主に郵送用であり、退職届には不適切です。
郵便番号欄がない封筒を選ぶことで、正式な印象を与えることができます。
もし白無地の封筒が手に入らない場合は、次項で紹介する方法で対処しましょう。
大きすぎる封筒を避ける理由
適切なサイズの封筒が手に入らず、大きめの封筒を使うことを検討する場合がありますが、これは避けるべきです。
- 正式感を損なう可能性がある
A4サイズやそれ以上の大きな封筒は、退職届には適していません。
書類のサイズに対して封筒が大きすぎると、カジュアルな印象を与えてしまう可能性があります。 - 取り扱いが煩雑になる
大きすぎる封筒は取り扱いに不便で、相手に負担をかけることもあります。
退職届専用の用途として考えると、やはり適切なサイズの封筒を選ぶことが望ましいです。
封筒を自作する際の注意点
白無地の封筒がどうしても手に入らない場合、封筒を自作するという選択肢もあります。
以下の注意点を守りながら、自作封筒を作成しましょう。
- 使用する紙の質を重視する
白い厚紙や上質紙を使用すると、見た目にしっかり感が出ます。
コピー用紙や薄い紙は避け、正式感を演出できる素材を選びましょう。 - サイズを正確に整える
A4サイズの便箋が三つ折りで収まる長形4号のサイズに合わせて作成します。
サイズが不揃いだと、正式感を欠く恐れがあります。 - 丁寧な仕上がりを心がける
封筒の端をのり付けする際には、はみ出さないように注意し、きれいに仕上げます。
また、折り目をしっかり付けて、整った形状を保ちます。
最後の手段として他の店舗を利用する
どうしても適切な封筒が手に入らない場合は、近隣の文房具店や100円ショップを利用しましょう。
ダイソーだけでなく、セリアやキャンドゥなど他の店舗でも白無地の封筒や退職願セットが販売されています。
インターネット通販を利用するのも一つの手です。
専用封筒がない場合でも、適切に対応することで礼儀を守った退職届の提出が可能です。
退職届を郵送する場合のマナー
やむを得ない事情で退職届を直接手渡しできない場合、郵送で提出することも認められています。
しかし、郵送での提出は対面とは異なり、より一層丁寧な対応が求められます。
郵送で退職届を提出する際の具体的なマナーや注意点を解説します。
添え状を付けるべき理由
退職届を郵送する場合は、退職届だけを送るのではなく、必ず「添え状」を同封するのがマナーです。
添え状とは、退職届を送る理由や挨拶を簡潔に伝えるための文書です。
- 添え状に記載すべき内容
添え状には以下の内容を含めましょう。
1. 退職届を送付した旨
2. 簡単な謝意や挨拶
3. 今後の連絡先（必要に応じて）
添え状の例文
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 部長 〇〇〇〇様
拝啓
貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
さて、このたび一身上の都合により退職させていただく運びとなり、本状をもって退職届をお送り申し上げます。
つきましては、何かご不明な点がございましたら、ご遠慮なくご連絡ください。
短い間ではございましたが、大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
敬具
署名（自分の名前）
連絡先：電話番号やメールアドレス
添え状を加えることで、相手に対する丁寧な印象を与えることができ、退職手続きをスムーズに進めることができます。
配達記録郵便を利用する利点
退職届を郵送する場合は、郵送の証拠を残すために「配達記録郵便」や「書留郵便」を利用することをおすすめします。
- 配達記録郵便とは
郵送した書類が確実に届いたことを記録として残せるサービスです。
送付時に追跡番号が発行され、インターネットで配送状況を確認することができます。 - 書留郵便の活用
書留郵便は配達記録郵便よりもさらに厳密で、受取人に対して直接手渡しされるため、確実に届けたい場合に適しています。
これらの郵送方法を活用することで、「退職届が届いていない」というトラブルを防ぐことができます。
投函のタイミングに注意する
郵送の場合、退職届が上司や会社に届くタイミングを計算することが重要です。
以下のポイントを押さえましょう。
- 余裕を持った発送を
退職届が会社に到着する日が希望退職日の1か月前を過ぎないように、余裕を持ったタイミングで送ることが大切です。
一般的には3〜5営業日前に発送するのが安全です。 - 土日や祝日を考慮する
会社が休業日となる土日や祝日は配送が遅れる可能性があるため、平日を狙って郵送することをおすすめします。 - 到着日を確認する
配達記録郵便や書留郵便を利用すれば、到着日を追跡で確認できます。
退職届が確実に届いたことを確認し、必要であれば上司に到着の旨を伝えると丁寧です。
封筒の表書きと中身の整理
退職届を郵送する場合でも、封筒の使い方には十分注意しましょう。
- 表書きの記載
封筒の表面には、会社名、部署名、担当者名を正式名称で記載します。
以下のように書くのが一般的です。
〒〇〇〇-〇〇〇〇
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 部長 〇〇〇〇様
- 中身の確認
封筒に退職届と添え状を同封した後、書類が折り曲がっていないか、内容に誤りがないか最終確認を行いましょう。
郵送で退職届を提出する場合は、直接手渡しする場合以上に丁寧な対応を心がけることが重要です。
まとめ：適切な封筒で退職届を提出しよう
退職届の提出は、社会人として最後にマナーを示す重要な場面です。
適切な封筒を選び、書類を丁寧に扱うことで、相手に好印象を残し、退職後も良好な関係を築くことができます。
本記事では、退職届の封筒選びやマナーについて詳しく解説してきました。以下に、主要なポイントを振り返ります。
記事のポイント
- 退職届に適した封筒の条件
- 白無地の長形4号封筒が基本。
- 郵便番号欄のない封筒を選び、正式感を重視する。 - ダイソーで購入できる商品
- 「退職願セット」は便箋と封筒が揃っているので便利。
- セリアやキャンドゥでも代替品が購入可能。 - 封筒を使う際の注意点
- 表書きには「退職届」、裏面には氏名を記入。
- 封をするかしないかは状況に応じて判断し、ボールペンで丁寧に書く。 - 封筒を渡す際のマナー
- 退職の意向を口頭で伝えた後に、適切なタイミングで手渡す。
- 両手で封筒を持ち、感謝を込めた挨拶を添える。 - 退職届専用の封筒がない場合の対処法
- 白無地の封筒を代用し、大きすぎる封筒は避ける。
- 自作する場合は、紙質やサイズに注意して丁寧に仕上げる。 - 郵送で提出する際のマナー
- 添え状を付け、配達記録郵便や書留郵便で送るのが安心。
- 投函のタイミングや封筒の表書きにも配慮する。
最後に
退職届の提出は、円満退職を実現するための重要な一歩です。
封筒選びや提出方法を正しく行うことで、社会人としての基本的なマナーを示し、相手に対して敬意を伝えることができます。
退職は新たなステップへのスタートでもあるため、最後まで誠実な態度で手続きを進めることが大切です。
本記事を参考に、適切な封筒とマナーを守りながら、スムーズな退職手続きを行ってください。
